Privacyverklaring klantenportaal

Laatst bijgewerkt op 14 oktober 2026. Deze verklaring geldt voor het klantenportaal en voor mails aan sales@ en print@ van Belgian Paper Convertors.

Wie is verantwoordelijk?

Belgian Paper Convertors SA, Berkenhoekstraat 3a, 2861 Sint-Katelijne-Waver, ondernemingsnummer BE 0451.618.934. Vragen over je gegevens stuur je naar sales@belpaper.com.

Welke gegevens verwerken we?

Accountgegevens: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat opgeeft) en het moment waarop je deze verklaring aanvaardde.
Activiteit: wanneer je aanmeldt, welke orders je openklapt, welke artikels je in de catalogus bekijkt, waarop je in de catalogus zoekt (zoekterm en aantal resultaten), welke prijslijsten (taal en soort) en documenten je downloadt of opent, en het soort toestel (computer, gsm of tablet).
Bestelgegevens: de verkooporders, prijzen, werkorders en planning van je bedrijf, zoals die in ons ERP-systeem staan.

We houden zelf geen IP-adressen of locatie bij en gebruiken geen advertentiecookies. Analytische cookies van Google Analytics plaatsen we enkel met je toestemming (zie hieronder).

Waarvoor gebruiken we ze?

Je toegang geven tot de bestelgegevens van je eigen bedrijf, en alleen daartoe.
Het portaal beveiligen, bijvoorbeeld om misbruik van een account op te merken.
Je beter helpen: als je belt over een order, zien we of je die al in het portaal bekeek, en we zien welke artikels je interesseren zodat we je gericht kunnen adviseren.
De catalogus verbeteren: zoekopdrachten (zeker die zonder resultaat) tonen ons welke artikels of zoekwoorden ontbreken.

We doen dit op basis van onze klantrelatie (uitvoering van de overeenkomst) en ons gerechtvaardigd belang bij een veilig portaal en goede klantenservice.

Cookies en Google Analytics

Alleen als je daarvoor toestemming geeft, gebruiken we Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) om te meten hoe het portaal gebruikt wordt: welke pagina’s en tabbladen bekeken worden, of er aangemeld of een account aangevraagd wordt (zonder te weten wie), welke productgroepen en prijstabellen in de catalogus bekeken worden, hoe vaak een prijslijst of verklaring van overeenstemming geopend wordt (met taal en soort), of de clichécalculator gebruikt wordt, in welke taal je het portaal gebruikt, of je aangemeld bent, en met welk type toestel. We sturen geen naam, e-mailadres, bedrijfs- of klantnaam, ordernummers of zoektermen naar Google. Medewerkers van Belgian Paper Convertors worden niet gemeten. Google Signals en advertentiepersonalisatie staan uit; Google Analytics 4 slaat volgens Google geen IP-adressen op.

Zolang je geen keuze maakt of als je weigert, laden we Google Analytics niet en plaatsen we geen cookies. Weigeren heeft geen invloed op het gebruik van het portaal. Met toestemming plaatst Google Analytics de cookies _ga en _ga_SEZPFWK71Z (maximaal 2 jaar). Je keuze bewaren we 6 maanden in je browser (bpc-consent, geen cookie); daarna vragen we het opnieuw.

Je kunt je toestemming altijd intrekken of wijzigen via Cookie-instellingen onderaan het portaal; we verwijderen dan de Google Analytics-cookies. Je kunt cookies ook zelf wissen of blokkeren in je browser. De rechtsgrond is je toestemming.

Beveiliging met Google reCAPTCHA

Het portaal wordt beschermd door reCAPTCHA Enterprise van Google (Google Ireland Limited). Zo controleren we dat aanvragen echt van ons portaal komen en niet van een geautomatiseerd programma. reCAPTCHA stuurt daarvoor technische gegevens naar Google, zoals je IP-adres, browser- en toestelgegevens en hoe de pagina gebruikt wordt, en kan daarvoor een cookie of gelijkaardige opslag van Google gebruiken. We sturen geen naam, e-mailadres of bestelgegevens mee. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een veilig portaal; reCAPTCHA staat daarom los van je cookiekeuze. Wordt reCAPTCHA in je browser geblokkeerd, dan werkt het portaal gewoon verder.

Deze site wordt beschermd door reCAPTCHA en het privacybeleid en de servicevoorwaarden van Google zijn van toepassing.

Mails en artificiële intelligentie (Claude)

Mails die je naar sales@belpaper.com of print@belpaper.com stuurt, laten we lezen door Claude, een AI-model van Anthropic PBC. Claude bepaalt wat voor mail het is (bijvoorbeeld een bestelling of een vraag over een levering), haalt de gegevens van een bestelling uit de mail en de bijlagen (bestelnummer, artikels, aantallen, leverdatum, adres), leest bij een antwoord op een proef of je de proef goedkeurt of een aanpassing vraagt (en welke) en kan een antwoord voorstellen op basis van de orders, planning en proeven van je eigen bedrijf. Daarvoor sturen we de inhoud van de mail, de bijlagen, de gegevens van de betrokken proef en, voor een antwoord, de bestelgegevens van je bedrijf naar Anthropic.

Typ je in het portaal een hele zin in een zoekveld (bijvoorbeeld “bruine broodzakken met ons logo”), of vindt het gewone zoeken niets, dan sturen we die zin samen met de taal en het tabblad naar Claude, enkel om te begrijpen wat je zoekt. Claude krijgt daarbij geen gegevens van je account, je bestellingen of je proeven: het portaal past de zoekopdracht daarna zelf toe op je eigen gegevens. Korte zoektermen, zoals een artikelcode, gaan niet naar Claude. De zin wordt, zoals elke zoekopdracht, bewaard in je activiteit.

Laad je in de clichécalculator van de catalogus een ontwerp op of beschrijf je wat je wilt laten drukken, dan sturen we het bestand, de beschrijving en het gekozen formaat naar Claude. Claude beoordeelt of het ontwerp zo bruikbaar is voor onze drukplaten (clichés) en hoeveel drukkleuren nodig zijn; de prijs berekent het portaal zelf. Het bestand en de beoordeling bewaren we, zodat we ze kunnen nakijken en gebruiken voor je offerte. Vraag je een offerte aan, dan sturen we je berekening, het ontwerp en de beoordeling naar onze verkoopdienst.

Een medewerker van Belgian Paper Convertors kijkt alles na: Claude maakt zelf geen orders aan en verstuurt geen mails, en er worden geen beslissingen genomen zonder tussenkomst van een mens. Anthropic treedt op als verwerker en gebruikt deze gegevens niet om zijn AI-modellen te trainen. Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten; de doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (je bestelling verwerken) en ons gerechtvaardigd belang bij een snelle en correcte opvolging van je mails.

Hoe lang bewaren we ze?

Activiteit: 12 maanden, daarna automatisch verwijderd.
Google Analytics-gegevens: zo lang als ingesteld in Google Analytics (maximaal 14 maanden), daarna automatisch verwijderd door Google.
Accountgegevens: zolang je account bestaat. Vraag je de verwijdering aan, dan wissen we je account binnen 30 dagen.

Wie kan ze zien?

Alleen medewerkers van Belgian Paper Convertors. Het portaal draait op Google Firebase (Google Ireland Limited), dat als verwerker optreedt; voor de beveiliging gebruiken we ook Google reCAPTCHA en voor het lezen van mails en het begrijpen van zoekzinnen Anthropic (zie hierboven). We verkopen of delen je gegevens niet met anderen.

Jouw rechten

Je kunt je gegevens inkijken, laten verbeteren of laten verwijderen, en je kunt bezwaar maken tegen de registratie van je activiteit. Stuur daarvoor een mail naar sales@belpaper.com. Ben je niet tevreden over ons antwoord, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Déclaration de confidentialité du portail clients

Dernière mise à jour le 14 octobre 2026. Cette déclaration s’applique au portail clients et aux e-mails adressés à sales@ et print@ de Belgian Paper Convertors.

Qui est responsable ?

Belgian Paper Convertors SA, Berkenhoekstraat 3a, 2861 Sint-Katelijne-Waver, numéro d’entreprise BE 0451.618.934. Pour toute question sur vos données, écrivez à sales@belpaper.com.

Quelles données traitons-nous ?

Données de compte : nom, entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone (si vous l’indiquez) et le moment où vous avez accepté cette déclaration.
Activité : quand vous vous connectez, quelles commandes vous ouvrez, quels articles du catalogue vous consultez, ce que vous recherchez dans le catalogue (terme recherché et nombre de résultats), quelles listes de prix (langue et type) et quels documents vous téléchargez ou ouvrez, et le type d’appareil (ordinateur, smartphone ou tablette).
Données de commande : les commandes, prix, ordres de fabrication et planning de votre entreprise, tels qu’ils figurent dans notre système ERP.

Nous n’enregistrons nous-mêmes ni adresse IP ni localisation et n’utilisons aucun cookie publicitaire. Nous ne plaçons des cookies analytiques de Google Analytics qu’avec votre accord (voir ci-dessous).

À quelles fins ?

Vous donner accès aux données de commande de votre propre entreprise, et uniquement à celles-ci.
Sécuriser le portail, par exemple pour détecter l’utilisation abusive d’un compte.
Mieux vous aider : si vous appelez au sujet d’une commande, nous voyons si vous l’avez déjà consultée dans le portail, et nous voyons quels articles vous intéressent afin de vous conseiller au mieux.
Améliorer le catalogue : les recherches (surtout celles sans résultat) nous montrent quels articles ou mots-clés manquent.

Nous le faisons sur la base de notre relation commerciale (exécution du contrat) et de notre intérêt légitime à disposer d’un portail sûr et d’un bon service client.

Cookies et Google Analytics

Uniquement si vous y consentez, nous utilisons Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) pour mesurer l’utilisation du portail : quelles pages et quels onglets sont consultés, si quelqu’un se connecte ou demande un compte (sans savoir qui), quels groupes de produits et tableaux de prix du catalogue sont consultés, combien de fois une liste de prix ou une déclaration de conformité est ouverte (avec la langue et le type), si le calculateur de clichés est utilisé, dans quelle langue vous utilisez le portail, si vous êtes connecté, et avec quel type d’appareil. Nous n’envoyons aucun nom, adresse e-mail, nom d’entreprise ou de client, numéro de commande ni terme de recherche à Google. Les collaborateurs de Belgian Paper Convertors ne sont pas mesurés. Google Signals et la personnalisation des annonces sont désactivés ; selon Google, Google Analytics 4 n’enregistre pas les adresses IP.

Tant que vous n’avez pas fait de choix ou si vous refusez, nous ne chargeons pas Google Analytics et ne plaçons aucun cookie. Refuser n’a aucune incidence sur l’utilisation du portail. Avec votre accord, Google Analytics place les cookies _ga et _ga_SEZPFWK71Z (2 ans maximum). Nous conservons votre choix pendant 6 mois dans votre navigateur (bpc-consent, pas un cookie) ; ensuite, nous vous le redemandons.

Vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à tout moment via Paramètres des cookies en bas du portail ; nous supprimons alors les cookies de Google Analytics. Vous pouvez aussi effacer ou bloquer les cookies dans votre navigateur. La base juridique est votre consentement.

Sécurité avec Google reCAPTCHA

Le portail est protégé par reCAPTCHA Enterprise de Google (Google Ireland Limited). Cela nous permet de vérifier que les demandes proviennent réellement de notre portail et non d’un programme automatisé. Pour cela, reCAPTCHA transmet à Google des données techniques, comme votre adresse IP, des informations sur votre navigateur et votre appareil et la manière dont la page est utilisée, et peut utiliser à cet effet un cookie ou un stockage similaire de Google. Nous n’envoyons ni nom, ni adresse e-mail, ni données de commande. La base juridique est notre intérêt légitime à disposer d’un portail sûr ; reCAPTCHA est donc indépendant de votre choix en matière de cookies. Si reCAPTCHA est bloqué dans votre navigateur, le portail continue de fonctionner normalement.

Ce site est protégé par reCAPTCHA, et les règles de confidentialité et les conditions d’utilisation de Google s’appliquent.

E-mails et intelligence artificielle (Claude)

Les e-mails que vous envoyez à sales@belpaper.com ou print@belpaper.com sont lus par Claude, un modèle d’IA d’Anthropic PBC. Claude détermine de quel type d’e-mail il s’agit (par exemple une commande ou une question sur une livraison), extrait les données d’une commande de l’e-mail et des pièces jointes (numéro de commande, articles, quantités, date de livraison, adresse) et peut proposer une réponse sur la base des commandes, du planning et des épreuves de votre propre entreprise. Pour une réponse à une épreuve, Claude lit si vous approuvez l’épreuve ou demandez une modification (et laquelle). Pour cela, nous transmettons à Anthropic le contenu de l’e-mail, les pièces jointes, les données de l’épreuve concernée et, pour une réponse, les données de commande de votre entreprise.

Si vous tapez une phrase entière dans un champ de recherche du portail (par exemple « sacs à pain brun avec notre logo »), ou si la recherche simple ne trouve rien, nous envoyons cette phrase, avec la langue et l’onglet, à Claude, uniquement pour comprendre ce que vous cherchez. Claude ne reçoit aucune donnée de votre compte, de vos commandes ou de vos épreuves : le portail applique ensuite lui-même la recherche à vos propres données. Les termes de recherche courts, comme un code article, ne sont pas envoyés à Claude. Comme toute recherche, la phrase est enregistrée dans votre activité.

Si vous téléchargez un dessin dans le calculateur de clichés du catalogue, ou décrivez ce que vous souhaitez faire imprimer, nous envoyons le fichier, la description et le format choisi à Claude. Claude évalue si le dessin est utilisable tel quel pour nos plaques d’impression (clichés) et combien de couleurs d’impression sont nécessaires ; le prix est calculé par le portail lui-même. Nous conservons le fichier et l’évaluation afin de les vérifier et de les utiliser pour votre offre. Si vous demandez une offre, nous transmettons votre calcul, le dessin et l’évaluation à notre service commercial.

Un collaborateur de Belgian Paper Convertors vérifie tout : Claude ne crée lui-même aucune commande et n’envoie aucun e-mail, et aucune décision n’est prise sans intervention humaine. Anthropic agit en tant que sous-traitant et n’utilise pas ces données pour entraîner ses modèles d’IA. Anthropic est établie aux États-Unis ; le transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. La base juridique est l’exécution du contrat (le traitement de votre commande) et notre intérêt légitime à assurer un suivi rapide et correct de vos e-mails.

Combien de temps les conservons-nous ?

Activité : 12 mois, puis suppression automatique.
Données Google Analytics : pendant la durée définie dans Google Analytics (14 mois maximum), puis suppression automatique par Google.
Données de compte : tant que votre compte existe. Si vous demandez sa suppression, nous l’effaçons dans les 30 jours.

Qui peut les voir ?

Uniquement les collaborateurs de Belgian Paper Convertors. Le portail fonctionne sur Google Firebase (Google Ireland Limited), qui agit en tant que sous-traitant ; pour la sécurité, nous utilisons aussi Google reCAPTCHA, et Anthropic pour la lecture des e-mails et la compréhension des phrases de recherche (voir ci-dessus). Nous ne vendons ni ne partageons vos données avec des tiers.

Vos droits

Vous pouvez consulter, faire corriger ou supprimer vos données, et vous opposer à l’enregistrement de votre activité. Envoyez pour cela un e-mail à sales@belpaper.com. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).